時間密度管理術

出版时间:2010-9-10  出版社:麥田出版  作者:戶田覺  页数:232  译者:游蕾蕾  
Tag标签:无  

内容概要

忙碌不等於效率,加班不等於充實,過得鬆散是一天,如何善用時間才是關鍵! 每個人一天都只有二十四個小時, 但即使是同樣長度的時間,在經過管理後,所產生的價值也會完全不同。 學習正確使用時間、提昇密度,從現在起,時間的行進方式將會有所不同! 你還不知道的時間價值 修正!常見的錯誤時間習慣: 1.打電話討論公事 2.事事資料收納整理 3.事情一鼓作氣完成 4.慣用文件紙本 5.一次只做一件事 6.午後商務約會最輕鬆 7.提問愈多愈好 創新!增加時間的技巧: 1.同步進行的訣竅 2.整合零碎時間大功效 3.利用移動時間的工作術 4.愈是忙碌愈有效率 5.善用心理戰術,提昇時間價值 6.有限時間,照樣增加人氣與人脈 7.週一比週五有價值 平常看似簡單的舉動都暗藏著浪費時間的危機,例如:講電話、紙本文件、提問技巧……本書一舉打破所有錯誤的習性,帶給你全新的時間使用技術,從基本的日程計畫、到有助於資料整理與企畫書製作的速戰工作術,以及不浪費任何細碎時段和交通時間的時間利用術等等,讓你充分利用時間,即學即用的實踐方法大公開! 將時間做最有效的利用,讓工作與人生更加隨心所欲! 時間管理的重點不在於縮短作業時間, 而是在確保能夠有效率地使用時間,發揮最大的效用! Q:「總是被時間追著跑」、「工作永遠做不完」、「忙到焦頭爛額」……明明擁有的時間一樣多,為什麼別人總是過得可以游刃有餘,而自己卻總是忙碌匆促? A:因為你時間的使用方式不正確。

作者简介

  戶田 覺(Toda Satoru)  AVANTGARDE株式會社、戶田事務所株式會社社長,亦是商業書籍作家、經營管理顧問。從事高科技、電腦、業務技巧、新商品開發、新事業開發等專題的寫作、出版、演講、顧問等工作。尤其是在業務高手、熱門商品、企劃書等主題上,累積了大量的採訪實例,出版了相當多的暢銷作品,同時文章在商業雜誌、電腦雜誌、資訊相關雜誌等許多地方連載,著書逾八十冊。著作有《ヒット商品の企画書が見たい!》(暫譯:熱門商品的企劃書是怎麼寫的?)《あのヒット商品のナマ企画書が見たい!》(暫譯:熱門商品企劃書的廬山真面目)《儲かる商売のナマ現場が見たい!》(暫譯:賺大錢的生意現場實況)《商談現場のナマ見積書が見たい!》(暫譯:商業談判現場的估價單)《トップセールスマンの商談が見たい!》(暫譯:業務高手的商業談判實況)(以上為DIAMOND社出版)、《プレゼンの鬼》(暫譯:簡報鬼才)(翔泳社)《すごい人のすごい企画書》(暫譯:強者的超強企劃書)(PHP BUSINESS新書)等。  游蕾蕾  日本**九州大學人間環境學研究科心理臨床學碩士。曾任出版社編輯、電視台翻譯,現為宜蘭社區大學日語課程講師。譯作有《平城京奈良》(馬可孛羅出版)、《魔術師教你詐:人生騙術大拆解》(時周文化出版)、《我的小雞雞》、《好忙好忙的動物醫院》(以上維京國際出版) 《五花八門日本通》、《60歲的情書》、《新耳袋-日本現代百物語:第一夜》、《如果世界是100人村》(以上台灣東販出版)等等。

书籍目录

前言 時間管理人人都辦得到第1章 有效管理時間,才有幸福人生!你還不了解時間的價值懂得時間管理,沒錢也能幸福能夠按照自己意思支配時間的方法,就是「時間管理術」時間管理可以讓累人的工作變輕鬆確保作業必須的時間缺乏時間管理為他人所帶來的困擾一定會多出大量的時間!就當作「沒有明天」吧第2章 提升時間的價值時間的價值為何愈「後面的時間」愈好掌控掌握主控權的商務約會術不可以設定優先順位愈忙的人的時間價值愈高一周或一天中的各時段也有價值上的差異行程計畫的三大要素行事曆上要區分「商務約會」和「作業」兩大類事前的準備可以讓時間發揮最高價值為什麼預估的時間不夠準確?先開出「口頭支票」可以先確立事情的價值臨時受託的「棘手任務」更值得把握無法依照計畫完成工作時的因應之道持之以恆不容易,所以要把握當下,全力以赴!盡力做過的都不算白費第3章 提高效率,增加時間從整體規劃就能增加可用時間不要再使用電話了找資料比管理資料還重要紙本文件都應該丟掉開會內容一定要錄音相關情報應事先整理成書面資料先準備起來,就不怕忘記隨時準備好記錄情報所有的作業若能「重複使用」,就能加快工作速度最有效的時間縮短術,就是訊息的確實傳達懂得怎麼提問才能省時用最短的時間讀資料的方法第4章 善用零碎的時間善用零碎時間才能增加時間愈單純的作業愈適合「零碎時間」尋找「可以調動的時間」處理零碎時間的要訣開心的事要「少量多餐」進行才有意思在零碎時間裡專注思考的要訣光靠零碎時間當然不可能完成第5章 「同步進行」可以增加時間最能增加時間的方法就是「同步進行」腦中常存適合「同步進行」的備案通勤時間的「同步進行術」等待的時間也可以「同步進行」其他作業在自己家中實踐的「同步進行術」打電腦時的「同步進行術」第6章 壓箱秘笈「極致的時間管理術」提高時間效率的終極之道不要三心二意享受忙碌的秘訣要有度量讓別人分擔你的工作管理行程不必再依賴秘書的時代來臨了增加人氣和人脈的時間管理術終極之道

章节摘录

  ⊙剩餘時間的管理攸關你的幸福  時間是公平的。  不管你是世界第一的大富翁,還是普通的上班族,所擁有的時間或剩餘的時間都不會因為身分而有所不同。  如果你是一個有錢人的話,可以在剩餘的時間裡繼續花大錢;如果是繼承祖產而成為大富翁,更可以不用辛苦工作就擁有萬貫家財。然而,一個人無論如何也都沒有辦法可以繼承祖先的時間。  不過即使是沒有萬貫家財的人,也可以讓時間變得有意義;比起擁有財富,將時間做有意義的利用,往往更容易帶給人幸福感。關於這一點,稍後會再詳述。  不可否認地,愈年輕的人剩餘的時間愈長,年紀愈大的人所剩的時間則愈少。不過,到底哪一邊比較有利、比較好,卻不是以此來判別的。  如何妥善地管理接下來的時間,才是決勝的關鍵。  年長者或許可以憑藉自己所累積的知識與經驗,有效地管理時間。但年輕人也可以從現在開始累積知識和經驗。  一般來說,對自己的人生已有某種程度了解的年長者,也許更能把握剩餘的時間,也更容易定立目標。不過,相對來說年輕人雖然比較難定立時間管理的目標,但是,卻有更多未知的可能性。因此孰優孰劣,也很難斷言。  回顧過去的時間,對於時間的管理並無助益。因為過去的時間雖然可供參考,卻已無法再管理。  當然,你也可以後悔。只不過,把接下來的時間浪費在後悔上,而不加以好好利用的話,絕對是下下策。  時間管理的主旨,便是在於如何有效率地運用接下來的時間,為自己創造幸福。  ⊙決定優先順位的不是內容,而是時間  所謂「優先順位」,就是決定哪一個事項要優先處理的排序動作。有沒有處理都無所謂的事項,就不應該加入排序。有這一點的認知是很重要的事。  假設現在有A、B、C三項工作要做,而且並沒有特別的時間考量的話,在這種情況下,究竟哪一項才應該是最優先處理的呢?  需要考量的重點共有下列幾點:  一、能夠讓時間發揮最大效用的處理方式應該優先  只要能讓時間發揮最大的效用,就應該優先考慮,例如,合併其他作業一起進行,以提高效率等處理方式。  二、能讓對方滿意的處理方式應該優先  預定在下週一的朝會上提出來的資料,要是能提前於本週四就準備好的話,對方一定會更滿意。像這類的作業,最好也能優先處理。  三、比較花時間的工作應該優先  比較花時間的工作先處理完畢,才不會有後顧之憂。就算半路殺出個程咬金,或是突然身體不適,但因為剩下都是短時間就可以處理的事項,比較容易和其他的作業對調,不致於造成太大的影響。  ⊙掌握主控權的商務約會術  接下來談談商務約會的技巧。即使你的立場並不處於強勢的一方,只要用點心思和努力,就可以如願地和客戶敲定會面時間。  誰先說要改時間,誰就輸了!  儘管時間不能用勝負來評價,不過,每個人都同樣只有一輩子的時間可以利用。但如果是用強弱來界定義社長與下屬關係的話,一般來說,社長應該是較強的一方,下屬通常都必須配合社長的行程。就連是情侶之間,也常常是較弱的一方去配合較強的一方。  而同樣的關係運用在面談的場合時,提出會面請求的一方,一般也都是立場上較弱的一方。  不過,一旦會面的日期早就定好了,而對方卻臨時想改時間的話,立場就會馬上對調過來。  原本接受會面請求的一方是處於較強的立場,卻因為必須開口提出更改時間的請求,而頓時成為弱勢的一方。  如果你從事的是業務員之類的工作,是經常處在弱勢的一方的話,更要盡早把和客戶的會面日期敲定。  因為和客戶見面是你的主要工作內容,所以你不可能自己改時間。但是,和你見面卻不是對方的主要工作,所以由對方提出改時間的請求的可能性就很高。一次、兩次下來,原本他強我弱的局面就很可能因此逆轉。  尤其愈早把會面時間定下來,對方更改時間的可能性就愈高。  今後與客戶洽談時,不要再使用「我將再度登門拜訪」、「一、兩週後再與您連絡」之類的模糊用語了。  如果還有再度會面的可能,請在道別之前就把下次的會面日期敲定吧!明確地向對方說出:「下個月○○日我將再度登門拜訪,不知是否方便?」當場預約好下次的會面吧!光是這一個作法上的改變,就能對你的工作帶來有利的影響。  ⊙行事曆上要區分「商務約會」和「作業」兩大類  在安排每天的「預定計畫」時,你有沒有清楚地區分「商務約會」和「作業」兩大類別呢?儘管辭典裡對這兩者都有其定義,但筆者對於他們卻另有不同的解釋,如下:  「商務約會」簡單來說就是要和某人的會面。所以不是單方面可以任意更改時間,所需要的時間也比較短。而且,基本上不同的商務約會,時間也是無法重疊在一起的。而「作業」指的是製作文件、收發信件等等的辦公內容。  這兩者也可以統稱為「預定計畫」。不過還是有所差別,例如商務約會是屬於「點」的事項,作業則屬於「線」的事項。因此在使用電腦軟體編輯行事曆時,如果可以用不同的顏色標示出來的話,便會更清楚明瞭。大多數的人都以「點」來標記商務約會,就連作業也只以結束時間為「點」來標記。但這麼一來就會讓行事曆上的諸事項變得不容易執行。因為屬於作業的部分,應該用線來標示。如果不用線來記,就會不小心在進行作業的時間帶上,又排入了商務約會。例如文件的製作,對於何時開始著手、何時必須完成,都要確實掌握才行,不可混為一談。  ⊙切忌將「作業」和「預定計畫」混為一談  許多人在安排預定計畫時,只一味著重在商務約會的部分,而忽略了作業時間的掌控。因此經常發生開會在即,卻還來不及將會議資料和各項準備工作完成的情形。因此,作業時間也必須確實標示在行事曆上才對。不過,前提是你必須要能預估自己所需的時間。至於預估的方法,筆者稍後會再詳述。筆者的工作安排,是商務約會和作業各占一半。一般人會以為,以寫作為職業的人應該是成天都在寫稿吧。事實上,白天時間我幾乎都在外面忙著採訪、開會、演講、顧問……等工作,只不過最終還是需要化成文字,才能算是我的工作成果。就因為如此忙碌,所以如果我不能確實將商務約會和作業分開來的話,一定會來不及交稿。  作業時段和商務約會的時間或許還可以重疊,但不同的商務約會之間的安排,則不能互相衝突才行。  ⊙最有效的時間縮短術,就是訊息的確實傳達  人與人之間每天都需要溝通,尤其面對公事上的交流時,格外重要。而溝通上的失誤,正是損失時間及信賴感的最大因素。  溝通最講究的,就是訊息的確實傳達。  如果訊息無法讓對方確實理解,就容易導致工作上的失誤或作業不完整等重大錯誤,需要花費相當的時間去補救。  作業一旦有失誤,距離截止的時間就會更緊迫。  換句話說,在發現誤解對方意思的那一刻,已經沒多少時間了。  因為失誤本來就不在計畫中。就算失誤最後得到完美的補救,時間也已經浪費掉了。所以,「不失誤」才是上策。預防的失誤的最佳方法,就是傳達上的精確。  ⊙對方理解了,傳達才會有意義  基本上,身為傳達者的你,首要便是必須對要傳達的內容有百分之百的理解。如果連自己都不明白的話,一旦傳達失誤了,也不會屬於傳達上的問題,因此自己必須先弄懂再說。然而,最常發生的情況通常都是傳達者自己雖然懂,卻不在意對方到底懂到什麼程度,因而傳達給對方的是不完整的內容。這樣的結果常常會導致不但訊息沒有完整傳達,傳達者還會因為對方沒聽懂而生氣。而這一生氣,又形成時間的浪費,給人的評價也跟著變差。若是這種情況頻頻發生在公司內部,實在是非常浪費時間,平常就應該對一起工作的夥伴有一定程度的了解才是。如果對方無法完全理解你要傳達的內容,就必須想辦法讓他徹底理解。似懂非懂的傳達,最後一定會招致失誤。如果是真的完全聽不懂自己要傳達的內容的話,對方還會直接反應「聽不懂」,如此還有機會可以進一步解說。就怕那種似懂非懂的理解,對方很容易不懂裝懂。  ⊙對於能力較低的對象,結果的確認更重於訊息的傳達  就算是接受訊息的一方理解力較差,但傳達上的任何失誤,仍然要由身為傳達者的自己負起責任。特別如果自己的工作能力又比較好的話,失誤的補救作業也一定會落到自己的身上。所以,「確認」的工夫非常重要。講完了欲傳達的內容之後,很多人會順口問對方:「清楚了嗎?」這實在是毫無意義的問法。上司問下屬「清楚了嗎?」,下屬就算不太了解,也一定會回答「清楚了」。  千萬不要單純只用「清楚了嗎?」一句話來確認對方聽懂與否。應該把你期望的結果,也一併帶進這個問句裡。例如:「聽完剛剛的說明,明天之前你可以交出一份讓客戶對產品特性一目了然的企畫書嗎?」直接把你期待的結果明白提示到問句裡,才叫真正的確認。  ⊙善用零碎時間才能增加時間  你可曾注意到,在各項排定的行事之間,穿插著許許多多的零碎時間?  假設排定的行程是:上午十點鐘開晨會,十一點開始是正式會議……通常晨會都在十點四十五分左右就結束了。那麼,多出來的十五分鐘,你會怎麼利用?  如何利用像這樣多出來的零碎時間,正是本章要討論的主題。如果你的回答是:「那十五分鐘當然是用來準備十一點的會議啊」,那就大錯特錯了!因為晨會也有可能延長,因此會議的準備工作應該在前一天以前就要完成才對。相信能從頭讀到本章的讀者,都有這樣的概念才對。  ⊙零碎時間的作業要訣  能夠利用零碎時間從事的作業有限。想找出五分鐘內可以做的事,還真是不容易。但這時不妨考慮回覆電子郵件或是打電話,都是個不錯的選擇。  不過,與其拚命去找「五分鐘內可以做的事」,不如倒過來思考,看看是否有一個小時的作業,可以切分成每五分鐘一個單位的。  最具代表性的應該就是閱讀資料或書籍的作業了。能夠持續專注閱讀一個小時當然很好,但是有個五至十分鐘可以閱讀也很足夠了。建立這種習慣之後,利用零碎時間閱讀的內容也都能留在腦袋裡。  我如果有十分鐘以上的空檔,就會用來寫稿。或許十分鐘寫不了五行。但是如果這種零碎的作業累積了十次,我就能寫出五十行了。最重要的其實就是這一點一滴所累積而出的成果!  當然,利用五分鐘的空檔喘口氣、稍事休息,也是不錯的選擇。就如同我在前幾章裡一再強調的,「休息」和「什麼都沒做」是兩回事。  恍恍惚惚就過了五分鐘空檔的人,一天裡頭可能會恍惚掉三、四次空檔。算一算一天下來,就白白送掉三十分鐘。十天下來,就丟掉五個小時。  我之所以利用十分鐘的空檔寫稿,也是為了確保擁有更完整的時間。因為提高了十分鐘的效能,才能換來更充分的休息。

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用户评论 (总计13条)

 
 

  •       我一共花了大概30分钟看完真本书的。给我的感觉就是:还行,一般般。
      
      其实大家读过大量的时间管理书籍之后,就会觉得这些书讲的东西都差不多。
      
      提高效率的方法无非就是:
      
      1.计划
      2.提前准备
      3.把时间花在有需要的地方。
      4.利用好零碎的时间。
      5.利用好无打扰时间段(e.g. 早上起床到上班这段时间)
      
      
      有争议的地方:
      
      1.任务是否需要同步
      这个可以说就是一个争议的问题。有些书认为“一心二用”是非常好的方法。(此书观点)有些则认为一心二用并不高效。
      不过个人认为:在你走路排队的时候可以使用一心二用的方法。此发前提是A、B任务中有一个任务是不需要太费脑袋的任务。
      
      2.是不是需要设立任务等级
      如果大家了解GTD的话,就知道在制定任务list的时候,要根据任务紧急程度设立任务等级。
      但是有些时间管理的书籍则不推荐设立任务等级。我个人推荐就是不要设立等级。那个重要就先做哪个。
      
      3.任务是否要分块做
      很多人喜欢把大的任务分割成若干个小的任务来做。也有的人喜欢一口气把任务做完。
      我的建议则是,有时间限制的大任务分割做,没有的就要一口气做完。
      这是什么意思呢?就拿我现在写的essay来当例子。
      essay分为3个大的部分,但是学校并没有要求我一个晚上把这三个部分写完,所以我就分开写。先把第一段introduction写完,然后给老师看看,讨论我的论点是不是适合,然后边看书边写main body。最后写总结段。
      现这种东西我就建议分割成几个小任务做,那样可以边写边修改。
      
      
      【题外话】【学生版时间管理的一些建议】
      大家有没有发现,很多时间管理的书籍都是关于职场的,很少有关于学生的。
      我建议各位同学设立一个学习记录笔记本。把每天学到的东西总结记录到一个笔记本上。
      这个习惯我在国内学习的时候还没养成。但是来到国外读书就发现,学习的内容太多了,不总结记录有的话,过几天啥都忘了。
      
      【回答】
      1.什么是零碎时间?
      2.如何利用好零碎时间?
      
      A:这两个问题我一起答。首先就是什么是零碎时间。零碎时间就是那些你觉得很无聊的时间。我个人认为零碎时间又分为两种,A为持续时间较短,大概半小时到一个小时的零碎时间。有些甚至更短,大概半小时以内。我称这种零碎时间为B。
      对于A种零碎时间,我的建议就是看书。像坐公交车的时候就可以拿出本书来看。
      而对与B这种零碎时间,我则建议拿来看新闻或者杂志。毕竟这种时间太短了,用来看小说神马的,根本就不过瘾。
      
  •       本书有关时间管理的方法和技巧方面在很多书中也都曾经提及,创新不是很多,但是一本书只要认真看,内心没有成见,总会有一些意外的收获,有关和客户会面的技巧,与客户约会的技巧,以及本书里面提供的很多形象的小对话,以及从书本里面透露出来的日本人的某些思维方式,都给人很大的启发。有一些理念对于为人处世都是很有帮助的,自己做好时间管理可以避免给他人带来困扰。自己做不好时间管理同时也间接的影响他人进行时间管理。习惯于延误文件的人即使工作量减少了,还是会照样延误时间。
       至于拜访客户,如果有可能,那就在道别以前把下一次晤面的时间敲定。~下个月~~~日我将再度登门拜访,不知是否方便?
       和客户约定会面时间的时候,会给对方一个备用的选择,那么我就~~~号来拜访你,如果当天有事,我改成~~~日再来拜访,可以吗?
       如此一来,等于跟客户预约了两个时间段,客户就不能拿临时有事情来当借口爽约了。
       书里面给我的另一个启发就是接到项目,宁愿多要点时间,在这个时间段之前完成,也不要急急忙忙的掐着时间搞完。宁愿多要点经费,花不完退回去,也不要到时候经费不足时候再要。
       如何看待约会对象的爽约呢?其实这是一个好事,对方放你鸽子的时候你的机会就来了,因为下一次就可以按照你的意思来安排时间,而且对方也更有诚意来听你说话,所以谈生意,开拓客户,不要操之过急,所谓事缓则圆。
       书中还透露了很多客户管理的技巧和好的理念,分散在各个章节里面,仔细阅读,用心思考必有收获。
  •     自控能力最重要 其实最不喜欢这种类型的书 说来说去 也是得靠自己努力
  •     真心不明白零碎时间该怎么利用好
  •     还没有补完啊,哈哈
  •     终于看到有人说“学习记录笔记本”!
    但是“把每天学到的东西总结记录到一个笔记本上。”←感觉课堂笔记本不就是这个作用的?
    楼主具体是怎么操作的呢???求教~
  •     这个不一样吧~学习记录笔记本~只记录总结~通常就一句话~还有就是你上课的时候的一些感想~比如薄弱之处是什么~还有就是记录作业要什么时候时候交之类的。最好使用那种有日期的本子。
  •     回LS~个人感觉你不是没有意志力、自控力,而是你没有目标。不知道自己该干什么。说实话我也曾今试过像你那样睡觉睡到中午,然后到晚上发现自己啥都没干。反思过后,发现自己是因为没有目标,不知道自己该干什么。除了设立目标之外,建议你将你的计划说出来,别人也可以间接地监督你。
  •     谢谢回复!我想应该是的。坦白说也不是完全没有目标,但并不是自己心里真正渴求的东西的吧,所以才会满不在乎的。 以前也隐隐意识到这个问题了,不知道自己活这一辈子到底想干什么,可是就是想不通啊。
  •     THX~
    就是高度凝练的总结和针对个人情况的反思~
    记得jack叔说过一个“学习进度本”,这个比较适合自学的时候,给自己定目标检查进度会比较有动力。
  •     对自控能力差的人~说啥都没用~~~ps:lz~你是不是想说essay呀~
  •     回LS~囧了~打错了~
  •     时间管理的书大多都是“节流”,可以在“开源”上下功夫。比如使用更加高效的软件工作和学习,在学习中用技能交换的方式或者请家教帮忙指点……
 

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